5 erreurs qui complexifie la communication dans votre copropriété

Avant de me lancer dans la rédaction de cet article, j'ai décidé d'aller là où tout se passe vraiment : chez vous, chez moi. Direction les réseaux sociaux, avec une seule et même question posée sur plusieurs plateformes : "Selon vous, qu'est-ce qui fait que la communication se complique ou se rompt complètement dans une copropriété ?"

Les réponses ? Un cocktail détonnant de vécus, de frustrations, d'anecdotes improbables et de situations que même les meilleurs scénaristes n'auraient pas osé inventer. Chaque copropriétaire avait SA version, SA vérité, SON voisin impossible. Mais à travers ce grand bazar collectif, des tendances se sont dessinées. Des erreurs qui reviennent, encore et encore, peu importe la ville, l'immeuble ou le nombre d'étages. Résultat ? J'en ai fait une compilation. Et aujourd'hui, je vous présente les 5 erreurs les plus fréquentes qui sabotent la communication au sein d'une même résidence.

Erreur 1 : Le manque de communication

Cela paraît simple, et pourtant. Comme dans une relation amoureuse, la communication au sein d'une copropriété est une arme redoutable, celle qui évite que les petits tracas deviennent de grands drames. Premier exemple. Et je vais être honnête avec vous : dans cette histoire, je suis le héros. Ou plutôt, l'anti-héros. Tout juste propriétaire, l'aventure commença un matin d'hiver. La pluie tombait à grosses gouttes sur le toit quand un bruit suspect se fit entendre dans mon jardin. Un bruit s'apparentant à une cascade d'eau, et je pèse mes mots. Je me levai pour constater les dégâts. La gouttière ne faisait plus son travail depuis... visiblement bien avant mon arrivée, à en juger par l'enfoncement du terrain à cet endroit précis. Ce bruit pouvait durer encore deux jours après chaque épisode de pluie. Deux jours. Régulièrement. Et moi ? Je n'ai rien dit. Pendant plus de deux ans, j'ai laissé les chutes du Niagara s'installer tranquillement dans mon jardin, et une piscine clandestine. Sans un mot. Sans un mail. Sans rien. (Probablement par ce que je ne savais pas à qui ou comment le reporter). Évidemment, le jour arriva. Mon conseiller syndical sonna à ma porte pour vérifier si ma baignoire ne fuyait pas, des infiltrations ayant été constatées dans les caves, parfaitement situées à l'aplomb de ma piscine personnelle. Le sujet fut alors soulevé en assemblée générale, et la personne responsable des travaux put enfin s'en charger. Deux ans. Il m'aura fallu deux ans et une visite impromptue pour faire ce que j'aurais pu faire dès le premier matin d'hiver. La morale ? Elle est simple : communiquer tôt, c'est éviter de noyer tout le monde, au sens propre comme au sens figuré.

Erreur 2 : Le manque de transparence

L'exemple précédent nous permet d'aborder naturellement un autre sujet, tout aussi frustrant. Savez-vous si les projets de travaux ou de réparations ont bien été effectués ? Si oui, quand ? Et surtout, qu'est-ce qui a réellement été fait ? Ce problème, cette fois-ci, vous l'avez tous vécu. Nous y compris, chez NeoCopro. Chaque membre de notre équipe a connu au moins une fois cette situation, que ce soit en tant que copropriétaire ou même en tant que locataire. Pour obtenir une simple information, il faut relancer son syndic ou son gestionnaire de copropriété, qui croule déjà sous les demandes affluentes de ses quarante copropriétés en gestion. Avoir une réponse ? C'est parfois du domaine du miracle. C'est précisément ça, le manque de transparence au sein des copropriétés. Pas forcément de la mauvaise volonté, mais une information qui circule mal, qui arrive trop tard, ou qui n'arrive tout simplement pas. Et quand on ne sait pas ce qui se passe chez soi, le sentiment d'être délaissé et mal accompagné s'installe vite. On finit par penser que rien n'est fait, alors que ce n'est pas forcément la réalité.

Erreur 3 : L'utilisation de canaux inadaptés

L'erreur numéro trois vient tout simplement se coller à la suite des deux premières, comme une évidence. Communiquer l'information, c'est bien. La rendre visible et accessible aux yeux de tous au sein d'une copropriété, c'est une autre paire de manches. Certains font leurs demandes par mail. D'autres sont convaincus par les SMS ou appels téléphoniques. Quelques-uns glissent un mot dans le couloir, d'autres laissent une note sous la porte. Et quand tout le monde se retrouve en assemblée générale, c'est le grand brouillard. Qui a demandé quoi ? Sur quel canal ? À quelle date ? Où sont les devis ? Qui a signalé cette fuite, cette panne ? L'information existe, quelque part. Mais elle s'est perdue dans les méandres des outils qui étaient censés, à la base, faciliter la communication. Résultat ? La communication des sujets vraiment importants finit par se rompre. Et l'information, elle, disparaît. Ne serait-il pas plus simple de tout regrouper sur une seule plateforme, accessible par tous les habitants ?

Erreur 4 : le manque de réactivité

L'erreur numéro quatre vient souligner un problème partagé. Parce qu'elle concerne tout le monde, sans exception. Syndic, gestionnaire, copropriétaire, locataire. Personne n'y échappe. On manque tous de réactivité quand il s'agit de prendre le taureau par les cornes et de faire ce qu'il faut pour régler un problème au plus vite. Reprenons mon exemple de la gouttière. Mon manque de réactivité a porté préjudice aux caves situées en dessous de mon immeuble. La vérité ? Je voulais simplement faire profiter mes voisins de ma piscine privée. Plus sérieusement, une fois l'incident déclaré après deux bonnes années d'inaction, il nous aura fallu six mois supplémentaires pour avoir une réponse du syndic. Nota bene : je ne mets pas la faute sur le syndic, bien au contraire. Nous avons appris lors de l'AG que les procédures étaient en cours pour effectuer les réparations, mais que les artisans ne répondaient pas. Le syndic avait fait le travail qui lui avait été confié. Malheureusement, avec un léger manque de transparence. Ça doit vous rappeler quelque chose. Résultat des courses ? Un voisin retraité, anciennement du bâtiment, qui est monté sur le toit, a constaté les problèmes, et les a résolus tout seul. En quelques heures. Imaginez la facilité si nous avions pu signaler l'incident en quelques clics, avec photo à l'appui, directement visible par toute la copropriété. Et que la personne qui s'occupe généralement des petits travaux puisse analyser la situation et, si elle le permet, effectuer les réparations sans même devoir déranger le syndic ou mobiliser des artisans pour des interventions mineures.

Erreur 5 : le manque d'implication et de participation

Et si la dernière erreur, cette fois-ci c'était nous ? Pas le syndic, pas le gestionnaire, pas les voisins du dessus. Nous. Participer à la vie commune d'une copropriété, assister aux AG, prendre connaissance des sujets importants... c'est ce qui permet à tout le monde d'avancer dans la même direction. Et souvent, c'est ce qui manque. On est tous débordés, on le comprend. Mais une information partagée en AG et ignorée par la moitié des résidents, c'est une relance en plus, une question déjà répondue qu'on repose, une frustration supplémentaire pour tout le monde.

Conclusion

Comme dans beaucoup de métiers, la situation ne dégénère jamais après une seule petite erreur. C'est la somme de plein de petites choses mises bout à bout qui finit par tout faire basculer. Toutes ces erreurs que nous avons citées sont liées entre elles, étroitement. Isolée, chaque erreur serait un simple désagrément. Mises bout à bout, elles deviennent un vrai problème. Le manque de communication engendre le manque de transparence. Ce dernier est amplifié par la mauvaise utilisation des canaux de communication. Et bien évidemment, si on ne sait où communiquer, ni comment le faire, la réactivité des parties ne pourra jamais être optimale. Et si personne ne réagit aux demandes... vous allez le deviner, le taux de participation et d'implication chutera considérablement. À quoi bon essayer de s'impliquer quand, de toute façon, personne ne répondra? Aucune formule magique n'existe pour améliorer du jour au lendemain la gestion de ces erreurs. Mais nous pouvons très largement réduire ce cafouillage en utilisant le ou les bons outils. Centraliser tout au même endroit, donner accès à chacun à l'information, tout en réduisant la charge administrative de nos syndics, gestionnaires et conseillers syndicaux.